یادداشت‌بردار جلسه: از ضبط جلسه، پیش‌نویس صورتجلسه با مصوبات و کارها

چه چیزی تغییر کرد

• در «اتاق‌های صوتی» دکمهٔ «ضبط برای صورتجلسه» آمده است. پروژه را انتخاب کنید و ضبط را شروع کنید؛ صدای همهٔ حاضران در اتاق ضبط می‌شود.
• همین که ضبط شروع شود، همهٔ کسانی که در اتاق هستند این پیام را می‌بینند که جلسه برای صورتجلسه ضبط می‌شود. این پیام تا پایان ضبط سر جایش می‌ماند.
• با «توقف و پیش‌نویس صورتجلسه» فایل به یادداشت‌بردار می‌رسد. چند دقیقه بعد یک صورتجلسهٔ پیش‌نویس روی همان پروژه هست: موضوع، خلاصهٔ گفتگو، تصمیم‌ها، متن کامل جلسه و مصوبه‌هایی که هر کدام به همکاری که نامش در جلسه آمده و با تاریخش سپرده شده‌اند.
• برای جلسهٔ حضوری، فایل ضبط را در صفحهٔ «صورتجلسه»ِ پروژه بارگذاری کنید.
• پیش‌نویس هیچ کاری به کسی نمی‌دهد. بعد از بازبینی، «همین حالا مصوبات را وظیفه کن» را بزنید، یا صورتجلسه را برای امضا بفرستید که همین کار را می‌کند.

روش استفاده

در اتاق صوتی

۱. وارد اتاق شوید و «ورود به اتاق» را بزنید. ۲. پروژه‌ای را که صورتجلسه باید رویش برود انتخاب کنید و «ضبط برای صورتجلسه» را بزنید. ۳. در پایان جلسه «توقف و پیش‌نویس صورتجلسه» را بزنید. پیوندی به صورتجلسه‌های پروژه نشان داده می‌شود.

جلسهٔ حضوری

۱. به «صورتجلسه»ِ پروژه بروید. ۲. در «پیش‌نویس صورتجلسه از فایل ضبط‌شده» فایل را انتخاب کنید و «بارگذاری و پیش‌نویس» را بزنید. ۳. وقتی پیش‌نویس آماده شد، اعلانی می‌گیرید. آن را باز کنید، متن و مصوبه‌ها را درست کنید و مصوبات را وظیفه کنید.

نکته‌ها

• فایل حداکثر ۲۵ مگابایت است؛ ضبط اتاق صوتی با کیفیت گفتار است و حدود یک ساعت و نیم در این اندازه جا می‌شود.
• پیاده‌سازی و نوشتن صورتجلسه از اعتبار هوش مصنوعی کسب‌وکار کم می‌کند. اگر نوشتن در دسترس نباشد، متن کامل جلسه پیش‌نویس می‌شود و مصوبه‌ها را خودتان اضافه می‌کنید.
• فقط کسی که اجازهٔ تغییر وظایف را دارد ضبط را شروع می‌کند و فقط روی پروژه‌هایی از همان کسب‌وکار که به آن‌ها دسترسی دارد.
• اگر وسط ضبط از اتاق بیرون بروید، آنچه تا آن لحظه ضبط شده تا وقتی صفحه باز است فرستاده می‌شود؛ بهتر است پیش از ترک اتاق ضبط را متوقف کنید.
• هر مصوبه یک بار وظیفه می‌شود؛ امضای بعدی صورتجلسه کار تکراری نمی‌سازد.